Technical Business Analyst

Functional mô tả hệ thống làm gì; non-functional mô tả hệ thống làm tốt đến mức nào hoặc chịu ràng buộc gì.

• Functional: "Khách hàng có thể chuyển khoản tới tài khoản cùng ngân hàng", "Quản lý duyệt hoặc từ chối đơn nghỉ phép".
• Non-functional: thời gian phản hồi, số người dùng đồng thời, bảo mật (xác thực OTP, mã hoá dữ liệu), khả dụng, hỗ trợ trình duyệt/thiết bị, tuân thủ quy định pháp lý, khả năng audit log.

Non-functional nên viết đo được: thay vì "hệ thống phải nhanh", viết "trang danh sách đơn hàng tải xong dưới X giây với Y người dùng đồng thời", với con số thống nhất cùng khách hàng và team kỹ thuật.

Hay sai: bỏ quên non-functional, đến lúc UAT hoặc go-live mới phát hiện hệ thống chậm hay thiếu phân quyền.

Dùng mẫu "Là [ai], tôi muốn [làm gì], để [đạt được gì]", kèm acceptance criteria dạng Given/When/Then để dev và tester hiểu giống nhau.

Ví dụ:

• Là người dùng đã đăng ký, tôi muốn đặt lại mật khẩu qua email, để đăng nhập lại khi quên mật khẩu.
• AC1: Given email đã đăng ký, When tôi gửi yêu cầu, Then hệ thống gửi link đặt lại có hiệu lực trong khoảng thời gian quy định.
• AC2: Given email chưa đăng ký, When tôi gửi yêu cầu, Then hệ thống hiện cùng một thông báo chung (không lộ việc email có tồn tại hay không).
• AC3: Link đã dùng hoặc hết hạn thì không dùng lại được.
• AC4: Mật khẩu mới phải theo quy tắc độ mạnh đã thống nhất.

Người phỏng vấn muốn nghe: story đủ nhỏ, có giá trị cho người dùng, và AC bao cả trường hợp lỗi, không chỉ happy path.

Chọn sơ đồ theo câu hỏi cần trả lời và người đọc.

• BPMN / flowchart: mô tả quy trình nghiệp vụ có nhiều vai trò, nhánh rẽ; hợp để trao đổi với khách hàng (dùng swimlane theo phòng ban).
• Use case diagram: ai dùng hệ thống để làm gì, phạm vi tổng quan.
• Activity diagram: luồng xử lý của một chức năng.
• Sequence diagram: tương tác giữa người dùng, hệ thống, hệ thống bên ngoài theo thời gian; hữu ích khi tích hợp API, cổng thanh toán.
• State diagram: đối tượng có nhiều trạng thái (đơn hàng, khoản vay, hồ sơ duyệt).
• ERD: dữ liệu và quan hệ, khi làm việc với dev về database.

Công cụ hay dùng: draw.io, Lucidchart, Figma/FigJam, PlantUML.

Hay sai: vẽ thật nhiều cho đủ bộ nhưng không ai đọc. Nên kể một sơ đồ bạn đã dùng để chốt được một vấn đề cụ thể.

Estimate là việc của cả team, không phải PM tự đặt rồi giao xuống.

• Story point: đo độ lớn tương đối (khối lượng, độ phức tạp, rủi ro), so với một story mẫu. Hay dùng planning poker với dãy gần Fibonacci để cả team thảo luận chỗ hiểu khác nhau.
• Giờ/ngày công: cần khi báo giá dự án outsourcing, hợp đồng fixed-price hoặc lập kế hoạch nguồn lực.
• Với dự án lớn: chia nhỏ (WBS), estimate theo khoảng (lạc quan, khả dĩ, bi quan), cộng buffer cho rủi ro, tích hợp, test, sửa bug.
• Dùng dữ liệu cũ (velocity, dự án tương tự) để kiểm tra lại.

Hay sai: đổi story point ra giờ một cách cứng nhắc, hoặc dùng velocity để so sánh hiệu suất giữa các team.

Công cụ chỉ hữu ích khi team cập nhật thật và bạn nhìn đúng chỉ số.

• Cấu trúc: Epic cho tính năng lớn, Story/Task cho việc trong sprint, Bug riêng; có quy ước đặt tên và trạng thái thống nhất.
• Board phản ánh đúng workflow của team (To Do, In Progress, Code Review, Testing, Done).
• Theo dõi: burndown/burnup của sprint, việc bị kẹt lâu ở một cột, số bug mở theo mức độ.
• Dashboard hoặc báo cáo định kỳ cho khách hàng/sếp: tiến độ theo milestone, rủi ro, quyết định cần họ đưa ra.
• Kết hợp Confluence hoặc wiki cho tài liệu, biên bản họp.

Người phỏng vấn muốn nghe: bạn dùng dữ liệu để phát hiện vấn đề sớm (ví dụ ticket nằm ở cột Testing quá lâu là dấu hiệu thiếu tester), không chỉ để báo cáo.

Đi từ mục tiêu kinh doanh xuống chi tiết, đừng nhảy vào màn hình ngay.

• Hỏi bối cảnh: vấn đề hiện tại là gì (sai lệch tồn kho, chậm xuất hàng, báo cáo thủ công?), mục tiêu đo bằng gì, ai sẽ dùng, đang dùng công cụ gì.
• Xác định stakeholder và người dùng: thủ kho, kế toán, quản lý, chi nhánh.
• Vẽ quy trình hiện tại (as-is), tìm điểm đau, đề xuất quy trình mới (to-be).
• Liệt kê nhóm chức năng, ưu tiên bằng MoSCoW hoặc chia MVP và các giai đoạn sau.
• Làm rõ ràng buộc: ngân sách, thời hạn, tích hợp với phần mềm kế toán/ERP có sẵn.
• Xác nhận lại bằng tài liệu hoặc wireframe trước khi team estimate.

Người phỏng vấn muốn nghe: bạn đặt câu hỏi "tại sao" và giúp khách hàng thu hẹp phạm vi, thay vì ghi lại mọi mong muốn.

Tiếp nhận nhưng không nhận ngay vào làm; đánh giá tác động rồi để người có thẩm quyền quyết định.

• Ghi lại thay đổi và lý do: nhu cầu mới hay requirement cũ hiểu sai?
• Phân tích ảnh hưởng cùng dev/tester: phần nào phải sửa, effort, rủi ro, có ảnh hưởng tới phần đã xong không.
• Trao đổi với PM/PO và khách hàng về lựa chọn: đưa vào sprint sau, đổi lấy một hạng mục khác cùng độ lớn, hoặc tính thêm chi phí/thời gian (dự án fixed-price thường cần CR chính thức).
• Khi đã thống nhất: cập nhật tài liệu, backlog, thông báo cho cả team, lưu lịch sử thay đổi.

Hay sai: gật đầu với khách rồi nhờ dev "làm thêm chút". Việc đó gây scope creep, trễ tiến độ và mất lòng team.

Mục tiêu là làm lộ ra mâu thuẫn và đưa về mục tiêu chung, không phải tự chọn phe.

• Gặp riêng từng bên để hiểu nhu cầu thật phía sau yêu cầu (thường hai bên muốn kết quả khác nhau vì KPI khác nhau).
• Trình bày mâu thuẫn bằng dữ liệu: ảnh hưởng tới quy trình, chi phí, người dùng của mỗi phương án.
• Tìm phương án dung hoà: cấu hình theo vai trò, chia giai đoạn, hoặc một giải pháp thứ ba.
• Vẫn chưa thống nhất thì đưa lên người có quyền quyết (sponsor, PO) và ghi lại.

Ví dụ ngắn: "Phòng kinh doanh muốn duyệt đơn nhanh, phòng tài chính muốn kiểm tra hạn mức kỹ. Em đề xuất tự duyệt đơn dưới một hạn mức, đơn lớn hơn mới qua tài chính; hai bên đồng ý."

Người phỏng vấn muốn nghe: bạn trung lập, có cấu trúc và biết khi nào cần escalate.

"I'm working on an e-commerce platform that handles orders for several retail brands. The system is built with microservices on Node.js, using PostgreSQL and Redis, deployed on AWS. My team has six people and we work in two-week sprints. I'm mainly in charge of the order and payment services. Recently, I led the integration with a new payment gateway, from reading the API docs to handling edge cases like timeouts and duplicate callbacks."

Mẹo: đi từ tổng quan (sản phẩm làm gì, cho ai) tới vai trò của riêng bạn. Nói "my team" và "I" rõ ràng để người nghe biết phần nào bạn làm. Không cần kể tên khách hàng nếu bị ràng buộc bảo mật.

Người phỏng vấn muốn biết mục tiêu của bạn có khớp với hướng phát triển ở công ty và bạn có định gắn bó không.

• Nêu hướng phát triển cụ thể, thực tế: đi sâu chuyên môn (senior, chuyên gia một mảng) hay quản lý (lead, PM).
• Kèm kế hoạch: kỹ năng cần học, trách nhiệm muốn nhận thêm.
• Gắn với cơ hội ở vị trí đang ứng tuyển.

Câu mẫu: "Trong 2–3 năm tới em muốn trở thành senior có thể tự thiết kế và chịu trách nhiệm một module lớn, đồng thời hướng dẫn được các bạn mới. Em đang học thêm về thiết kế hệ thống và thấy team bên mình có nhiều bài toán ở quy mô lớn, rất hợp để em phát triển theo hướng đó."

Hay sai: "Em muốn mở công ty riêng" hoặc "em chưa nghĩ tới". Cũng đừng nói muốn ngồi vào chỗ của người đang phỏng vấn.