Deputy SAP Manager (seasonal 8 months)

Đầu tiên là minh bạch: báo sớm, kèm nguyên nhân và phương án, không chỉ báo tin xấu.

• Đánh giá lại thực trạng: còn bao nhiêu việc, velocity thực tế, đường găng (critical path).
• Đưa các phương án với đánh đổi rõ ràng: cắt bớt phạm vi cho đợt đầu, dời mốc, bổ sung nguồn lực (lưu ý người mới cần thời gian làm quen), song song hoá một số việc.
• Đề xuất một phương án bạn khuyến nghị và lý do.
• Sau khi chốt: kế hoạch mới, mốc kiểm tra gần hơn, báo cáo thường xuyên hơn để lấy lại niềm tin.
• Tìm nguyên nhân gốc để không lặp lại.

Người phỏng vấn muốn nghe: bạn không giấu, không đổ lỗi cho team hay khách, và biết rằng thêm người vào dự án đang trễ thường không giúp kịp ngay.

Không chỉ "đúng hạn, đúng ngân sách", mà còn giá trị mang lại và sức khoẻ của team.

• Dự án: tiến độ theo mốc, chi phí so với ngân sách, phạm vi bàn giao, chất lượng (bug sau release, số lần hotfix), mức hài lòng của khách hàng.
• Sản phẩm: chỉ số gắn với mục tiêu như người dùng hoạt động, tỷ lệ chuyển đổi, tỷ lệ giữ chân, doanh thu, chi phí vận hành giảm.
• Team: tốc độ ổn định, ít OT kéo dài, tỷ lệ nghỉ việc thấp, retrospective có cải tiến thật.

Ví dụ: "Dự án trước bàn giao trễ hai tuần so với kế hoạch ban đầu nhưng khách đã đồng ý từ sớm vì đổi phạm vi; sau go-live ít lỗi nghiêm trọng và khách ký tiếp giai đoạn 2. Em coi đó là thành công."

Hay sai: chỉ nói về output (số tính năng) mà không nói outcome.

Phát hiện sớm, nói thật sớm, và chọn phương án cùng team và PO.

• Tìm nguyên nhân: estimate sai, phát sinh việc ngoài kế hoạch, bị block bởi bên khác, có người nghỉ.
• Gỡ block trước: liên hệ team khác, khách hàng, xin môi trường, quyết định nhanh các điểm chờ.
• Cùng PO thương lượng phạm vi: giữ những gì quan trọng nhất cho sprint goal, đẩy phần còn lại sang sprint sau.
• Thông báo cho stakeholder kèm kế hoạch mới, không đợi tới ngày review.
• Retrospective: tìm nguyên nhân gốc để điều chỉnh planning lần sau.

Hay sai: bắt team OT để kịp mà không đổi gì về phạm vi. Làm một lần có thể được, nhưng lặp lại thì chất lượng giảm và người giỏi sẽ nghỉ.

Mỗi yêu cầu "nhỏ" cộng lại thành trễ hạn. Cần quy trình tiếp nhận thay đổi rõ ràng từ đầu dự án.

• Chốt phạm vi bằng tài liệu hoặc backlog đã thống nhất, kèm định nghĩa hoàn thành.
• Mọi yêu cầu mới đi qua một kênh: ghi nhận, đánh giá effort và ảnh hưởng tới mốc bàn giao.
• Đưa lựa chọn cho khách: đổi lấy hạng mục khác, dời mốc, tính thêm chi phí, hoặc để giai đoạn sau.
• Dự án fixed-price: dùng change request có ký duyệt. Dự án time & material: minh bạch ảnh hưởng tới ngân sách.
• Dặn team không nhận yêu cầu trực tiếp từ khách mà không qua PM/PO.

Người phỏng vấn muốn nghe: bạn vẫn giữ được quan hệ tốt với khách. Nói "có, và đây là cái giá" thay vì chỉ nói "không".

Nói chuyện riêng, sớm và dựa trên sự việc trước khi kết luận.

• Chuẩn bị ví dụ cụ thể (task nào, trễ bao lâu, ảnh hưởng gì), tránh nhận xét chung chung kiểu "em làm chậm".
• Hỏi để hiểu nguyên nhân: việc quá sức, thiếu kiến thức, yêu cầu không rõ, vấn đề cá nhân, hay mất động lực.
• Cùng thống nhất kế hoạch: chia task nhỏ hơn, ghép cặp với người kinh nghiệm, check-in thường xuyên hơn, hỗ trợ đào tạo.
• Theo dõi và phản hồi định kỳ. Nếu không cải thiện, phối hợp với line manager/HR theo quy trình của công ty.

Hay sai: góp ý trước cả team, hoặc lẳng lặng giao việc cho người khác làm thay. Cách đó làm người giỏi kiệt sức và vấn đề không được giải quyết.

PO ưu tiên theo giá trị mang lại so với chi phí và rủi ro, gắn với mục tiêu sản phẩm.

• Mục tiêu sản phẩm/công ty trong giai đoạn này: tăng người dùng mới, giữ chân, doanh thu, hay giảm chi phí vận hành.
• Dữ liệu: số liệu sử dụng, phản hồi người dùng, ticket hỗ trợ, kết quả phỏng vấn người dùng.
• Effort và rủi ro do team ước lượng; phụ thuộc kỹ thuật; nợ kỹ thuật cần trả.
• Ràng buộc bắt buộc: quy định pháp lý, cam kết hợp đồng, hạn chót của đối tác.
• Framework hỗ trợ: RICE, MoSCoW, Kano, value/effort.

Người phỏng vấn muốn nghe: ví dụ một lần bạn từ chối hoặc hoãn một yêu cầu từ sếp/khách lớn nhờ dữ liệu, và cách bạn giải thích để họ đồng ý.

Tận dụng giờ làm trùng nhau cho việc cần trao đổi trực tiếp, phần còn lại làm bất đồng bộ có tài liệu.

• Thống nhất lịch họp cố định trong khung giờ trùng (daily hoặc vài buổi mỗi tuần), có agenda và biên bản.
• Câu hỏi gom lại, viết rõ ràng kèm ngữ cảnh và phương án đề xuất, để khách trả lời được ngay trong một lần.
• Báo cáo định kỳ: đã làm, sẽ làm, rủi ro, quyết định cần khách đưa ra.
• Demo cuối sprint để khách thấy sản phẩm thật; ghi hình nếu khách không tham gia được.
• Lưu ý khác biệt văn hoá: một số khách cần nói thẳng, một số cần trang trọng; chủ động báo tin xấu sớm.

Hay sai: để team chờ câu trả lời của khách cả ngày mà không có việc dự phòng.

Quản lý rủi ro là xác định sớm, đánh giá, có kế hoạch ứng phó và theo dõi liên tục.

• Lập danh sách rủi ro (risk register) ngay từ đầu: nhân sự, công nghệ mới, phụ thuộc bên thứ ba, yêu cầu chưa rõ, hạ tầng.
• Đánh giá khả năng xảy ra và mức ảnh hưởng, ưu tiên rủi ro cao.
• Chọn cách ứng phó: tránh, giảm thiểu, chuyển giao, chấp nhận; mỗi rủi ro có người chịu trách nhiệm theo dõi.
• Xem lại trong các buổi họp định kỳ, cập nhật khi tình hình thay đổi.

Ví dụ theo STAR: "API của đối tác chưa sẵn sàng (S), em cần giữ tiến độ tích hợp (T). Em đề xuất team làm mock theo tài liệu API, đồng thời hẹn mốc kiểm tra với đối tác hàng tuần (A). Khi API thật có, phần tích hợp chỉ mất vài ngày điều chỉnh (R)."

Chọn điểm yếu thật, không chí mạng với vị trí, và cho thấy bạn đang cải thiện.

Cấu trúc: điểm yếu, ảnh hưởng đã gặp, việc bạn đang làm để khắc phục, tiến bộ đến nay.

Câu mẫu: "Trước đây em hay ngại hỏi khi bị kẹt, tự loay hoay quá lâu, có lần làm trễ task. Giờ em tự đặt giới hạn: kẹt quá một hai giờ mà không có hướng thì em hỏi đồng đội, kèm những gì đã thử. Từ khi làm vậy em xong việc đúng hạn hơn và học được nhanh hơn từ người khác."

Ví dụ khác có thể dùng: chưa quen nói trước đám đông, tiếng Anh nói chưa trôi chảy, hay ôm việc.

Hay sai: "Điểm yếu của em là quá cầu toàn" (nghe như né câu hỏi), hoặc nêu điểm yếu là kỹ năng cốt lõi của vị trí.

Dùng STAR: Situation (bối cảnh), Task (nhiệm vụ), Action (bạn làm gì), Result (kết quả). Phần Action nên chiếm nhiều nhất.

Câu mẫu:

• S: "Lead muốn dùng một thư viện mới cho module báo cáo, em thấy thư viện đó còn ít người dùng và lo về bảo trì."
• T: "Em cần nêu rủi ro mà không làm chậm tiến độ."
• A: "Em gặp riêng anh, đưa so sánh hai phương án và đề xuất làm thử một bản nhỏ trong hai ngày để đánh giá."
• R: "Kết quả thử cho thấy thư viện cũ đáp ứng đủ, anh đồng ý giữ lại. Từ đó team có thói quen làm bản thử trước khi đổi công nghệ."

Người phỏng vấn muốn nghe: bạn tranh luận bằng dữ liệu, tôn trọng người khác, và chấp nhận quyết định cuối cùng kể cả khi không theo ý mình.